Spis treści
Dotacje z urzędu pracy to jedno z najczęściej wykorzystywanych źródeł finansowania startu działalności gospodarczej w Polsce. W praktyce środki te są przeznaczane głównie na zakup sprzętu, narzędzi oraz wyposażenia niezbędnego do rozpoczęcia pracy. Jednak lista wydatków akceptowanych przez urzędy pracy nie jest nieograniczona, a różnice interpretacyjne pomiędzy poszczególnymi urzędami powodują, że przedsiębiorcy często popełniają kosztowne błędy już na etapie planowania. Dlatego tak istotne jest dokładne zrozumienie, na co można dostać dotacje, a które wydatki są z góry wykluczone. Przyjrzeliśmy się temu z grubsza w naszym artykule „Na co mogę przeznaczyć dotacje?„, tym razem jednak omówimy to nieco bardziej szczegółowo.
Na co można dostać dotacje z dotacji z urzędu pracy
Dotacje na sprzęt do firmy obejmują przede wszystkim zakup rzeczy, które stanowią podstawowe narzędzie pracy przedsiębiorcy. W praktyce są to maszyny, urządzenia techniczne, narzędzia specjalistyczne oraz wyposażenie stanowiska pracy, bez których prowadzenie danej działalności byłoby niemożliwe lub znacznie utrudnione.
Przykładowo, w przypadku działalności budowlanej akceptowane są zakupy elektronarzędzi, agregatów prądotwórczych, rusztowań czy sprzętu pomiarowego. W usługach kosmetycznych i fryzjerskich urząd pracy akceptuje zakup foteli, myjek, lamp zabiegowych, autoklawów czy urządzeń do konkretnych zabiegów. W branżach kreatywnych i IT możliwy jest zakup komputerów, monitorów, tabletów graficznych oraz specjalistycznego oprogramowania, pod warunkiem że ich parametry są adekwatne do rodzaju działalności. Warto także sprawdzać strony poszczególnych urzędów pracy, ponieważ bardzo często można znaleźć tam bardziej szczegółowe informacje, na co można dostać dotacje.
Dotacje na sprzęt do firmy a wydatki marketingowe i reklamowe
Wbrew powszechnym mitom dotacje z urzędu pracy mogą być w pewnym zakresie przeznaczone również na cele reklamowe. Akceptowane są przede wszystkim wydatki o charakterze jednorazowym i inwestycyjnym, takie jak wykonanie strony internetowej, projekt i wdrożenie logo, przygotowanie identyfikacji wizualnej czy wykonanie szyldu reklamowego lub tablicy informacyjnej. Tego typu wydatki są traktowane jako element budowy marki i wejścia na rynek, a nie jako bieżące koszty działalności. Należy jednak pamiętać, że każdy urząd pracy określa maksymalny procent dotacji, jaki może zostać przeznaczony na reklamę, i wymaga precyzyjnego uzasadnienia związku tych działań z profilem firmy.
Zakup samochodu z dotacji
Jednym z najbardziej problematycznych wydatków jest zakup samochodu. Większość urzędów pracy dopuszcza taki wydatek wyłącznie w sytuacji, gdy pojazd stanowi podstawowe narzędzie pracy, a nie środek pomocniczy. Dotyczy to między innymi szkół nauki jazdy, firm transportowych czy działalności taksówkarskiej.
Jednocześnie istnieją urzędy pracy, które całkowicie wykluczają możliwość finansowania jakiegokolwiek środka transportu z dotacji, czego przykładem jest Urząd Pracy w Warszawie. Inne urzędy, takie jak PUP w Białymstoku, dopuszczają zakup pojazdu tylko wtedy, gdy posiada on wyraźnie wydzieloną przestrzeń ładunkową większą niż część osobowa, co w praktyce oznacza auta dostawcze, a nie samochody osobowe. W każdym przypadku zakup samochodu wymaga wyjątkowo mocnego uzasadnienia i jest traktowany restrykcyjnie.
Pomoc prawna i doradcza jako koszt akceptowany
W ramach dotacji z urzędu pracy akceptowane są również wydatki związane z pomocą prawną, o ile mają one charakter jednorazowy i są bezpośrednio związane z uruchomieniem działalności. Może to obejmować na przykład sporządzanie regulaminów, umów, konsultacje prawne dotyczące formy działalności czy obowiązków przedsiębiorcy. Tego typu wydatki są traktowane jako element przygotowania firmy do funkcjonowania na rynku, a nie jako koszt bieżący.
Wydatki, których zazwyczaj nie można sfinansować z dotacji
Lista wydatków wykluczonych jest równie istotna jak katalog kosztów akceptowanych. Z dotacji z urzędu pracy nie można finansować zakupu kasy fiskalnej ani drukarki fiskalnej, nawet jeśli ich posiadanie jest obowiązkowe w danej branży. Wyklucza się również wszelkie koszty związane z bieżącym funkcjonowaniem firmy, takie jak zakup paliwa, opłacanie składek ZUS, wynagrodzeń pracowników, abonamentów telefonicznych, internetowych czy leasingów. Są to wydatki operacyjne, które przedsiębiorca musi pokrywać z bieżących przychodów.
Reklama internetowa i pozycjonowanie
Kampanie Google Ads oraz działania związane z pozycjonowaniem stron internetowych są akceptowane tylko przez część urzędów pracy. Wynika to z faktu, że wiele PUP-ów interpretuje tego rodzaju działania jako bieżące koszty prowadzenia firmy, a nie inwestycję. W praktyce oznacza to, że w jednym urzędzie kampania reklamowa online może zostać zaakceptowana, a w innym odrzucona bez względu na uzasadnienie. Zawsze warto sprawdzić lokalny regulamin i wcześniejsze decyzje danego urzędu.
Koszty transportu i sprzęt używany – istotne ograniczenia
Zasady na co można dostać dotacje są zawsze jasno określone w poszczególnych urzędach pracy. Z dotacji nie można finansować kosztów transportu zakupionych rzeczy, niezależnie od ich wartości czy rodzaju. Oznacza to, że koszty dostawy, przesyłek kurierskich czy przewozu sprzętu przedsiębiorca musi pokryć z własnych środków. Dodatkowo pojawiają się ograniczenia dotyczące zakupu sprzętu używanego. Wartość jednostkowa takiego sprzętu musi przekraczać 1 000 zł, a jego cena musi być niższa od ceny rynkowej nowego odpowiednika. Często wymagane jest również oświadczenie sprzedawcy o pochodzeniu sprzętu oraz brak wcześniejszego finansowania ze środków publicznych.
Wniosek i biznesplan
Wyklucza się także przeznaczenie środków z dotacji na pokrycie kosztów związanych z przygotowaniem wniosku o dotację oraz sporządzeniem biznesplanu. Usługi doradcze w tym zakresie, nawet jeśli są niezbędne do poprawnego złożenia dokumentów, muszą zostać opłacone ze środków własnych wnioskodawcy. Urzędy pracy stoją na stanowisku, że dotacja ma służyć uruchomieniu działalności, a nie finansowaniu procesu ubiegania się o nią.
Jak rozsądnie planować dotacje na sprzęt do firmy
Dotacje z urzędu pracy mogą realnie pomóc w uruchomieniu biznesu, pod warunkiem że przedsiębiorca dokładnie wie, na co można dostać dotacje, a jakie wydatki zostaną automatycznie odrzucone. Kluczem do sukcesu jest realistyczny plan zakupów, skupienie się na sprzęcie niezbędnym do pracy oraz precyzyjne uzasadnienie każdego kosztu. Dotacje na sprzęt do firmy nie są formą finansowania bieżącej działalności, lecz narzędziem startowym, które przy odpowiednim wykorzystaniu znacząco zwiększa szanse na utrzymanie się na rynku.