Składając projekt o dofinansowanie ze środków unijnych na otwarcie działalności, należy pamiętać, że będzie on podlegał wielu kontrolom. Jak sprawić, czy kontrola projektu dofinansowania przeszła pozytywnie?
Spis treści
Wstęp – Kontrola projektu dofinansowania
Główną jest oczywiście weryfikacja wniosków o płatność, czyli innymi słowy sprawdzenie wydatków zawartych w projekcie, podczas realizacji otrzymanej dotacji. Szczególnie, że ponoszone wydatki muszą być kwalifikowalne i zgodne z wnioskiem oraz prawidłowo wyliczone. Kontrola może nastąpić również w miejscu projektu lub zaraz po jego zakończeniu.
Osoby wydelegowane do przeprowadzenia kontroli mogą sprawdzić, czy dany projekt jest przeprowadzany zgodnie z umową oraz powszechnie obowiązującym prawem, weryfikując dokumentację. W tym czasie może odbyć się też wizyta monitoringowa, która polega na sprawdzeniu, czy wskazany projekt jest faktycznie realizowany.
Kontrola dofinansowania na otwarcie działalności z PUP
Istnieje jeszcze inna forma kontroli, nosząca miano weryfikacji krzyżowej. Ten typ odbywa się wtedy, kiedy realizuje się więcej niż jeden projekt lub w momencie, kiedy projekty odbywały się w latach 2007-2013. Kontrolerzy w takim wypadku mogą sprawdzić, czy nie są finansowane te same wydatki wielokrotnie. Weryfikacja prowadzona jest na podstawie danych, które zostały zgromadzone w systemie informatycznym, czyli bez bezpośredniej wizyty. W przypadku takiej kontroli otrzyma się prośbę o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.
Niektóre kontrole mogą być realizowane na podstawie wyodrębnionych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.
W momencie zakończenia kontroli, zostanie sporządzony raport pokontrolny. Jeśli kontrolerzy wykryją nieprawidłowości, otrzyma się oficjalne zalecenia wraz ze wskazanym terminem na ich wypełnienie.
Jak postępować po otrzymaniu raportu pokontrolnego?
Po zakończeniu procesu kontroli, który dotyczył wykorzystania dotacji z PUP na otwarcie działalności (np. na firmę budowlaną), każdy beneficjent zostaje zapoznany z raportem pokontrolnym. Ten dokument jest kluczowy, ponieważ zawiera on wszelkie informacje o wynikach przeprowadzonej kontroli, w tym o wykrytych nieprawidłowościach oraz o zaleceniach dotyczących ich usunięcia. Co ważne, raport określa również termin, w jakim należy wprowadzić niezbędne poprawki. Jakie? Odpowiadamy w następnym akapicie „Kontrola projektu dofinansowania”.
Kontrola projektu dofinansowania. Co zrobić po otrzymaniu raportu pokontrolnego?
- Dokładnie zapoznaj się z jego treścią. Przeczytaj cały dokument, zwracając szczególną uwagę na wykazane nieprawidłowości oraz zalecenia.
- Przygotuj plan działań naprawczych. Na podstawie zaleceń zawartych w raporcie, opracuj szczegółowy plan działań, który pomoże usunąć stwierdzone nieprawidłowości. W planie określ terminy oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie każdego z punktów.
- Wdrożenie poprawek. Przystąp do realizacji zaplanowanych działań naprawczych. Pamiętaj, że dokładne wykonanie zaleceń jest kluczowe dla uniknięcia ewentualnych sankcji.
- Dokumentuj wykonane działania. Zbierz i zabezpiecz wszelkie dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń zawartych w raporcie pokontrolnym. Mogą to być faktury, protokoły wykonania prac, korespondencja z kontrahentami itp.
- Skontaktuj się z instytucją kontrolującą. Po wykonaniu zaleceń, warto ponownie skontaktować się z urzędem pracy (lub inną instytucją, która przeprowadziła kontrolę), aby potwierdzić, że podjęte działania są zadowalające.
Sekcja Pytań i Odpowiedzi
Czy mogę odwołać się od wyników kontroli?
Tak, jeśli nie zgadzasz się z wynikami kontroli i zawartymi w raporcie pokontrolnym wnioskami, masz prawo złożyć odwołanie. Należy je skierować do instytucji, która przeprowadziła kontrolę, w określonym w procedurach terminie.
Co się stanie, jeśli nie wykonam zaleceń zawartych w raporcie pokontrolnym?
Niewykonanie zaleceń może skutkować koniecznością zwrotu otrzymanych środków dotacyjnych, a w niektórych przypadkach także nałożeniem dodatkowych sankcji finansowych.
Czy raport pokontrolny jest dokumentem publicznym?
Raport pokontrolny jest dokumentem wewnętrznym, ale jego wybrane fragmenty mogą zostać udostępnione publicznie, szczególnie te dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości, w przypadku, gdyby wyniki kontroli były przedmiotem zainteresowania opinii publicznej.
Gdzie mogę szukać pomocy w przypadku trudności z wykonaniem zaleceń?
W takiej sytuacji warto skorzystać z porad prawnych lub zwrócić się o pomoc do doradców biznesowych specjalizujących się w tematyce dotacji i kontroli projektów dofinansowanych. Urząd Pracy może również udzielić wsparcia i wyjaśnień dotyczących sposobu realizacji zaleceń.
Podsumowanie
Kontrola projektu dofinansowania jest nieodłącznym elementem procesu zarządzania dotacjami i subwencjami, stanowiącym kluczowe narzędzie zapewniające prawidłowość wykorzystania przyznanych środków finansowych. Realizacja projektu dofinansowanego, niezależnie od jego skali i branży, wymaga ścisłego przestrzegania zasad i regulacji określonych przez instytucje finansujące, takie jak urzędy pracy czy instytucje Unii Europejskiej.
W trakcie i po zakończeniu projektu beneficjenci mogą spodziewać się kontroli, której głównym celem jest weryfikacja, czy środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, czyli na realizację zatwierdzonych działań i osiągnięcie zakładanych celów. Kontrole te mogą przybierać różne formy – od analizy dokumentacji, przez weryfikację krzyżową, po bezpośrednie wizyty monitoringowe w miejscu realizacji projektu.
Ważnym aspektem jest także możliwość przeprowadzenia kontroli przez różne instytucje, w tym krajowe i unijne organy audytowe. Niezależnie od źródła finansowania, kontrole te podążają za uniwersalnym celem: zapewnieniem transparentności i efektywnego wykorzystania funduszy publicznych.
Końcowym etapem procesu kontrolnego jest sporządzenie raportu pokontrolnego, który szczegółowo opisuje wyniki przeprowadzonej weryfikacji. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, beneficjenci otrzymują zalecenia dotyczące sposobu ich naprawienia, często z wyznaczonym terminem na realizację. Należy podkreślić, że właściwe reagowanie na wyniki kontroli i aktywne działanie na rzecz usunięcia ewentualnych uchybień jest kluczowe dla uniknięcia sankcji finansowych, a także dla budowania pozytywnych relacji z instytucjami finansującymi.
Podsumowując, kontrola projektów dofinansowanych jest niezbędnym mechanizmem zapewniającym, że inwestycje publiczne są realizowane efektywnie i zgodnie z prawem. Przeprowadzanie tych kontroli pozwala na utrzymanie wysokiego poziomu zarządzania finansami publicznymi oraz na promowanie odpowiedzialnego i transparentnego wykorzystania środków finansowych.